Grundaufzeichnungen

Buchhalterische Grundaufzeichnungen sind die grundlegenden Dokumente und Unterlagen, die alle Geschäftsvorfälle eines Unternehmens erfassen und dokumentieren. Diese Aufzeichnungen sind essenziell für die ordnungsgemäße Buchführung und die Erstellung von Jahresabschlüssen. Sie dienen als Nachweis für die finanzielle Situation und die Geschäftsvorfälle des Unternehmens und sind daher auch von großer Bedeutung für Steuerprüfungen, Investoren, Banken und das interne Contolling.

Auch nicht ganz unwichtig: die Grundaufzeichnung musst du, in deinem Unternehmen, organisieren. Kein Steuerberater oder externer Buchhalter kann dir das abnehmen.

Zu den buchhalterischen Grundaufzeichnungen gehören:

1. Rechnungen und Quittungen: Dokumente, die den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen belegen, sowie Belege für getätigte Ausgaben und Zahlungen.
2. Kassenbuch: Ein Buch oder elektronisches System, das alle Bargeldtransaktionen erfasst.
3. Bankbelege: Kontoauszüge und Überweisungsbelege, die alle Banktransaktionen dokumentieren.
4. Eingangs- und Ausgangsrechnungen: Dokumente, die den Eingang von Waren oder Dienstleistungen sowie den Versand von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen dokumentieren.
5. Lohn- und Gehaltsabrechnungen: Aufzeichnungen über die Zahlungen an Mitarbeiter, einschließlich Lohn- und Gehaltsabrechnungen.
6. Inventarlisten: Aufzeichnungen über das Vermögen des Unternehmens, einschließlich Bestände an Waren, Maschinen und anderen Vermögenswerten.
7. Verträge und Vereinbarungen: Dokumente, die geschäftliche Vereinbarungen und Verpflichtungen festhalten. Diese sind Buchhalterisch oft auch sogenannte Dauerbelege.
8. Steuerunterlagen: Belege und Dokumente, die für die Erstellung von Steuererklärungen und die Einhaltung steuerlicher Vorschriften notwendig sind. (z.B. Bewirtungsbelege sind hier ein Klassiker)

Die ordnungsgemäße Führung dieser Grundaufzeichnungen ist in den meisten Ländern gesetzlich vorgeschrieben. In Deutschland beispielsweise schreibt das Handelsgesetzbuch (HGB) vor, dass alle Geschäftsvorfälle klar und übersichtlich aufgezeichnet werden müssen. Diese Aufzeichnungen müssen auch für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden (in der Regel 10 Jahre), um im Falle einer Steuerprüfung oder anderer Überprüfungen zugänglich zu sein.

Wie setzen wir nun die buchhalterischen Gundaufzeichnungen in die Praxis um?

1. Die strukturierte Ablage deiner Belege
   
   Deine Unterlagen bekommst du auf verschiedenen Wegen (E-Mails, Post, zum Abruf auf bestimmten Webseiten usw.). Am Ende des Tages benötigst du aber genau ein Endformat und das ist ein PDF.
   Aber Vorsicht: Papier-Orginale musst du noch immer Aufbewaren, der Getzgeber sieht weiterhin die Aufbewarung der Orginale vor. Das heißt alles in Papierform - bei einem E-Mailangang ist ja die Mail das Original.
   Alles in Papierform wird gescannt (notfallt mit dem Handy) und als PDF abgelegt.
   
   Einige Belege wie das Kassenbuch (Kassenberichte) oder deine Ausgangsrechnungen kommen meist aus deinen Vorsysthemen (Kassensystem, Rechnungsprogramm). Zum Thema Kassenbuch, Rechnungseingang sowie Rechnungsausgang habe ich Euch gesonderte Artikel verlinkt. Die sind etwas zu